Smart Office เทคโนโลยีการจัดการออฟฟิศที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
Smart Office เทคโนโลยีการจัดการออฟฟิศที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ในปัจจุบันแนวคิดการนำระบบ Smart Office มาปรับใช้กับองค์กรกำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากการทำงานแบบคนยุคใหม่มุ่งเน้นการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้มากขึ้น เพื่อลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น รวมถึงอำนวยความสะดวกให้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและดึงศักยภาพของพนักงานออกมาได้สูงสุด มาดูกันเลยว่า Smart Office คืออะไรและมีประโยชน์อย่างไรบ้าง
Smart Office คืออะไร?
Smart Office คือ การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการพัฒนาและปรับปรุงพื้นที่ ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาศัย 3 ปัจจัยหลัก ได้แก่ พนักงาน (People) ที่มีความพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงสำหรับการนำเทคโนโลยีมาใช้ พื้นที่ในออฟฟิศ (Place) การจัดพื้นที่ให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภท และเทคโนโลยี (Technology) คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาบริหารพื้นที่ในออฟฟิศได้อย่างลงตัว
แบ่งโซน Smart Office อย่างไร?
การแบ่งโซนแบบ Smart Office แบ่งออกได้เป็น 4 โซน ดังนี้
- โซนห้องทำงานหลัก (Base Zone)
เป็นส่วนโต๊ะทำงานหลักของพนักงานแต่ละฝ่ายและส่วนโต๊ะทำงานของผู้บริหาร ซึ่งจะมีการจัดวางโต๊ะทำงานให้อยู่ในพื้นที่เดียวกันแต่เว้นระยะแบบไม่ห่างกันมากเกินไป เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนไอเดียในการทำงานซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน หัวหน้างานหรือผู้บริหารนั่นเอง
- โซนสร้างสรรค์ (Creative Zone)
เป็นพื้นที่สำหรับการระดมความคิด ให้ทีมหรือกลุ่มเล็กๆ ได้ใช้ความคิดและสร้างสรรค์งานร่วมกัน โซนนี้มักใช้การตกแต่งแบบประดับด้วยต้นไม้กั้นเป็นแนวแทนการวางผนัง เพื่อให้ความรู้สึกโปร่ง โล่ง โดยเฉพาะกับบางออฟฟิศจะจัดให้โซนนี้อยู่ใกล้กับพื้นที่ติดกระจกริมหน้าต่าง ซึ่งช่วยสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลาย และส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี ซึ่งส่วนใหญ่ออฟฟิศให้เช่าติดรถไฟฟ้าที่มีพื้นที่ริมกระจกจำนวนมาก จึงได้ความนิยมสูง
- โซนเงียบสงบ (Concentrate Zone)
แน่นอนว่าสำหรับบางคนก็ต้องการความเงียบสงบในการทำงาน แต่ลำพังหากจะให้นั่งทำงานท่ามกลางคนหมู่มากก็อาจจะทำให้ไม่มีสมาธิจดจ่อมากพอ เพราะเนื้อหาของงานมีความจริงจังและต้องใช้สมาธิจดจ่อตลอดเวลา เช่น งานประเภทการออกแบบแผนงาน การออกแบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การบัญชี เป็นต้น จึงเกิดโซนสำหรับให้พนักงานได้ทำงานแบบเงียบสงบ ลักษณะการจัดโต๊ะทำงานจึงเป็นแบบแยกสัดส่วนแต่ละบุคคล พร้อมฉากกั้นแบบมินิ เพื่อความเป็นส่วนตัวด้วย
- โซนพักผ่อน (Refresh Zone)
โซนที่ให้พนักงานได้พักผ่อนคลายจากการทำงานอันเคร่งเครียด โดยจัดพื้นที่เป็นมุมเครื่องดื่มและอาหาร พร้อมที่นั่งสบายๆ ให้พนักงานได้พักผ่อนและทำความรู้จักกันมากขึ้นนั่นเอง
ระบบ Smart Office มีข้อดีอย่างไร
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การนำระบบ Smart Office มาปรับใช้ในองค์กรจะช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น เพราะพนักงานไม่ต้องเสียเวลาไปจัดการงานยิบย่อยที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานหลัก อย่างเช่น การจองห้องประชุม การติดต่อเพื่อเข้า-ออกอาคาร การดูแลระบบไฟฟ้า การจัดการพื้นที่จัดเก็บของพนักงาน เป็นต้น ซึ่งนอกจากจะได้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกแล้ว ยังส่งผลให้ Productivity ของพนักงานเพิ่มขึ้นอีกด้วย
- มีการทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น
ระบบ Smart Office เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้การทำงาน จึงทำให้เกิดประสบการณ์ที่ดีต่อการทำงานที่ดีให้แก่พนักงาน ยกตัวอย่างเช่นการจองห้องประชุม หากมีระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถลดเวลาการจองห้องประชุมได้ เมื่อถึงเวลาประชุมก็จะส่งเสริมให้บรรยากาศในการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่เสียเวลาการทำงานอื่นไปกับการเดินหาห้องประชุมใหม่
- มีข้อมูลในการวางกลยุทธ์สำหรับผู้บริหาร
เมื่อมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการและจัดเก็บข้อมูลการใช้งานทรัพยากรต่างๆ ก็ทำให้ผู้บริหารและฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถนำข้อมูลต่างๆ มาประเมินวัดผลและดำเนินการด้านการบริหาร การจัดการและพัฒนาองค์กรให้ตอบโจทย์และสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของพนักงานบริษัทตนเองมากขึ้นได้
- เสริมจุดแกร่งด้านความปลอดภัยและสุขอนามัยที่ดีขึ้น
ในยุคที่เราเจอกับ COVID-19 ทำให้หลายองค์กรตระหนักถึงความสะอาดปลอดภัยกันมากขึ้น บริษัทสามารถใช้ระบบ Smart Office เข้ามาจำกัดจำนวนพนักงานต่อพื้นที่ได้ เพื่อให้สอดคล้องกับ Social Distancing รวมถึงสามารถปิดบางพื้นที่เพื่อทำการฆ่าเชื้อได้ เป็นต้น นอกจากนี้ ยังสามารถนำระบบจดจำใบหน้า มาปรับใช้กับการผ่านเข้าออกพื้นที่ ลดการสัมผัส และยังตอบโจทย์นโยบายรักษาความปลอดภัยได้อีกด้วย
- กระตุ้นให้พนักงานอยากเข้ามาทำงาน
องค์กรที่ใส่ใจเรื่องการนำเทคโนโลยีและการจัดการพื้นที่มาใช้นั้น จะส่งผลให้พนักงานลดกิจกรรมอื่นที่ไม่จำเป็น ลงและมีเวลาใช้ความคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ กับการทำงานมากขึ้น ได้ชิ้นงานที่มีประสิทธิมากขึ้น พนักงานมีกำลังใจในการทำงาน ซึ่งนับเป็นแรงจูงใจให้ทั้งพนักงานเก่าได้ทำงานอย่างมีความสุขและสะดวกสบาย ไม่มองหางานใหม่ และยังเป็นแรงดึงดูดให้คนทำงานเก่งๆ อยากเข้ามาร่วมงานกับองค์กรได้อีกเช่นกัน
การทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จต้องอาศัยหลายๆ ปัจจัยร่วมกัน รวมถึงการเลือกทำเลออฟฟิศเป็นปัจจัยลำดับต้นๆ ที่ควรคำนึงถึง เพื่อให้เอื้อต่อการนำระบบ Smart Office มาปรับใช้ได้ง่าย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้พนักงานและบุคลากร ส่งผลให้ธุรกิจเข้าใกล้ความสำเร็จได้ไวยิ่งกว่าเดิม ใครกำลังมองหาอาคารสำนักงานออฟฟิศให้เช่าติดรถไฟฟ้า ขอแนะนำ CW Tower ออฟฟิศให้เช่าใจกลางรัชดา ใกล้รถไฟฟ้า MRT สถานีศูนย์วัฒนธรรมฯ รองรับการออกแบบอันหลากหลายเพื่อตอบโจทย์การทำงานทุกธุรกิจ มีความสะอาด ปลอดภัย และเพรียบพร้อมด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกสุดทันสมัย ไม่ว่าจะเป็น ระบบ Smart Mailroom อุปกรณ์เครื่องฆ่าเชื้อไวรัสและฟอกอากาศภายในลิฟต์ ระบบจัดการขยะ และที่จอดรถยนต์กว่า 1,290 คันพร้อมระบบแผงกั้นอัตโนมัติ และสิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐานอื่นๆ อีกมากมาย